批評和訓誡是考驗領導禮儀和口才能力的一個最好的方法，因為批評訓誡過份了，就很難使下級信服；如果過輕了，又達不到批評的目的。
說話要靈活，批評和訓誡當然也要靈活，適度的批評能達到批評的最好效果。批評也要看對方的性情如何，因人、因事、因時而異，選擇不同的批評方式。
（1）批評要因人而異
不同的人由於經歷、化程度、性格特徵、年齡等的不同，接受批評的方式和承受能力也有很大的區別。這就要求人們要根據不同批評物件的不同特點，採取不同的批評方式。
不同的人對於同一種批評，會有不同的心理反應。因為不同的人，性格與修養都是有區別的。
根據人們受到批評時不同反應，可以將人分為遲鈍型反應者、**型反應者、理智型反應者和強個性型反應者。反應遲鈍的人即使受到批評也滿不在乎；反應**的人，感情脆弱，臉皮薄，愛面子，受到斥責則難以承受，他們會臉色蒼白，神志恍惚，甚至會從此一蹶不振，意志消沉；具有理智的人在受到批評時會感到有很大的震動，能坦率認錯，從中汲取教訓；具有較強個性的人，自尊心強，個性突出，“老虎屁股摸不得”，遇事好衝動，心胸狹窄，自我保護意識強，心理承受能力差，明知有錯，也死要面子，受不了當面批評。
針對不同特點的人要採用不同的批評方式，對自覺性較高者，應採用啟發式自我批評法；對於思想比較**的人，要採用暗喻批評法；對於性格耿直的人，採取直接批評法；對問題嚴重、影響較大的人，應採取公開批評法；對思想麻痺的人應採用警示性批評法。在進行批評時忌諱方法單一，生搬硬套，應靈活掌握批評的方法。
正確的批評要求細緻周到，恰如其分，普遍性的問題可以當面進行批評，對於個別現象就應個別進行。另外，也可以事先與之談話，幫他提高認識，啟發他進行自我對照，使他產生“矛頭不集中於‘我’”的感覺，主動在“大環境”中認錯。另外，還要避免粗暴批評。
對下屬的粗暴批評不會產生很好的效果。員工聽到的只是惡劣言語，而不是批評的內容。他們的心中充滿了不服和哀怨。這就使其產生逆反心理而不利於問題的解決。
要學會運用“胡蘿蔔加大棒”的策略，防止只知批評不知表揚的錯誤做法。在批評時運用表揚，可以緩和批評中的緊張氣氛。可以先表揚後批評，也可先批評後表揚。
批評還要注意含蓄，借用委婉、隱蔽、暗喻的策略方式，由此及彼，用弦外之音，巧妙表達本意，揭示批評內容，引人思而領悟。萬萬不可直截了當地說出批評意見，開門見山點出對方要害。
在批評時，可以運用多種方法。如：
透過列舉分析歷史人物是非，襯托其錯誤；
透過列舉和分析現實中的人物的是非，暗喻其錯誤；
透過分析正確的事物，比較其錯誤；
還可採用故事暗示法，用生動的形象增強對他的感染力；
笑話暗示法，透過一個笑話，使他認識錯誤，既有幽默感，又使他不至感到尷尬；
軼聞暗示法，透過軼聞趣事，使他聽批評時，受到點影射，也易於接受。
總之，透過提供多角度、多內容的比較，使人反思領悟，從而自覺愉快地接受批評，改正錯誤。
對於十分**的人，批評可採取不露鋒芒法，即先承認自己有錯，再批評他的缺點。態度要謙虛，謙虛的態度可以使對方的牴觸情緒很容易消除，使他樂於接受批評。例如，可以對人這樣批評：“這件事，你辦得不對，以後要注意了。不過我年輕時也不行，經驗少，也出過很多問題，你比我那時強多了。”
有時一些問題一時未搞清，涉及面大或被批評者尚能知理明悟，則批評更要委婉含蓄。先表明自己的態度，讓下屬從模糊的語言中發現自己的錯誤。但是，也不能一概而論，對嚴重的錯誤，應當嚴厲批評。另外對於執迷不悟者和經常犯錯誤者，都應作例外處理。要麼是他們改正錯誤，要麼是你不用他們。
（2）選擇適宜的時機
批評下屬是每個領導的重要課題。如何在適當時機提出中肯的忠告?
1批評需要一定的前提。首先批評和接受批評的雙方應該以足夠的信任為基礎，如果無法取得對方的信賴，即使所持的見解確實言之有物，見解精闢，卻依然無法令對方折服。其次，批評者必須有純正的動機和建設性的意見，在進言之前先要確定自己的言行有助於對方，而且確能發揮實際效用。有許多批評，經常以“我只是想幫助你”為由，事實上卻為了一己之私。第三，你和被批評的物件之間有足夠的關係，構成批評的理由，而你又有足夠的時間分析自己的看法。
真理並不是任何人所能壟斷或獨佔的，當我們觀察別人時，總免不了以個人有限的經驗和一己的需求作衡量尺度，難免失之偏頗，最好的辦法就是在提出批評之前，先請教第三方，使你的言論更能切合實際，合乎客觀。
2時機必須適當。當一個人心平氣和較能以客觀立場發言時，就是談話的適當時機。假若你心中充滿不平，隨時可能大發脾氣，那麼最好先讓自己冷靜下來，因為過分情緒化的表現，不僅無濟於事，反而有害。
掌握事情發生的時效，在人們記憶猶新之時提出批評。假如你在事情發生幾個月以後才提出來，這時人們的記憶已經模糊，你的批評反容易使對方留下偏頗不公的印象。
除了個人的心理狀況外，也要把對方的心理狀況考慮在內。你應該在對方事先已有心理準備，並且願意聆聽的情況下，提出批評。假若對方情緒低落，那麼就等到他恢復冷靜時再說出你的看法，假若對方向你尋求幫助時，你也應該儘可能把事實告訴他。
（3）用詞要恰當
“你是騙子”、“你太沒有信用”，這樣的話，除了刺傷對方和使自己惱怒之外，沒有別的好處。批評對方只要評論事實即可，即使是對方沒有信用也不能如此當面斥責。此外，千萬不要否定部屬的將來。“你這人以後不會有多大出息”，“你這樣做沒有人敢娶你”，“你實在不行”。領導是不該說出這樣的話的。要以事實為根據，就事說事，就部下目前情形而論，不要否定部屬的將來。
避免做人身攻擊，例如開門見山地說：“你工作不力。”這類批評容易引起對方的不滿，甚至導致衝突；妥當的方法是舉出具體的事實說：“你的報告，比預計的進度慢了兩天。”