一個珍愛時間的人就是尊重生命的人。很少有人能保證自己的每一天都不偏離目標。這些人中有的沒有較高的積極性,有的人對自身要求不嚴格,另外一種人僅僅是因為懶惰的本性,習慣了乾等。他們喜歡停在原地,如果沒有什麼讓他震驚的事情,他可能永遠不會想到前進,他好像從來不清楚自己該去做什麼。
如果你也經常出現懶惰現象,那麼下面幾個建議可以幫助到你:
(1)使用日程安排簿
你可以把你要做的事情有條理地記錄好,這樣就能夠對工作任務心中有數。
(2)在家居之外的地方工作
如果家裡適合辦公的話,那就不會有寫字樓、辦公室。把自己從家裡分離出來,擺脫那些使你分心的東西。如果你不是一個自制能力很強的人的話,電話鈴、錄音機、鄰居家的嘈雜聲都可能影響你安心工作。換個環境能讓你排除干擾,調動起工作積極性,這是十分必要的自我約束。
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(3)及早開始
你可能也有過這樣的經歷:計劃得很好的事,由於沒有及早著手,導致最後不能很好地完成。更或者由於發現時間來不及便不再去做,一天下來什麼也幹不了。這是很令人沮喪的事。應對的辦法就只有儘早開始,趕在前面。
(4)不要時斷時續
時斷時續最容易造成工作者對於時間的浪費。因為一件工作停頓下來本身會花費時間,更主要的是,當你重新投入到工作中時,不可能一下子找到感覺,你需要耗費時間來調整你大腦的思維和轉移自己的注意力,然後在找到停頓的點之後,繼續幹下去。要知道,那種能立馬在中斷的地方接上思路的人是很少見的。
那我們應該怎樣避免或儘量減少工作中的停頓呢?方法如下:
(1)僱一名祕書
如果你經常在工作中被別人打斷,那麼你應該安置一個媒介來阻擋這種外來干擾,最好的辦法就是找一個高效能幹的祕書。這樣你就可以控制被人打擾的時間,而不用一再地去集中精力。當然,你也應該留出一段時間,以便需要的人能夠隨時找到你,或進行必要的交談,不然會讓別人對你心懷不滿。
(2)學會在大段的時間內工作
有些性質的工作需要在精神高度集中的狀態下進行,比如科學家的實驗研究,他們通常會把自己關在密閉的實驗室,不受人干擾,並且一待就是大半天。這種方法也是我們可以學習的。你可以在一個長達4至6小時的時間段工作,找一個相對安靜的地方。你會發現自己的工作勁頭越來越大,並且你的效率得到很大的提高。當然,在此之前你得做一個具體的時間安排,以便擁有這樣一段可以利用的時間。
(3)辦公室的設計應能避免干擾
如果可能的話,儘可能地使你的辦公室免受他人干擾。最好是得到你允許的情況下別人才能進入,而不是隨便進出。可以把辦公室安排在一個恰當的位置,如果別人從窗戶裡就可以和你聊天,那會大大降低你工作的質量。
還有一個原因,好不容易下了班要回家陪伴妻子或者趕去會見重要客人,我想你不會希望出門就碰見熟人,還要與之寒暄十幾分鍾,那會是很不愉快的經歷。
(4)改變用電話的方式
電話作為重要的交流工具本該方便我們的生活,但很多人卻成了它的奴隸。儘量使你的電話不被直接通到辦公室,不然你的工作就會被打斷。最好能在一天中單獨劃出一段時間用來接打電話,這樣就能夠避免被電話影響到工作。
(5)學會清晨起來工作
效率專家們說,你如果能在清晨工作效率將會大大提高,因為清晨較少受到干擾和打斷。假使你利用好這段時間,你會省下更多的時間來做更多事情。
(6)學會分權和分工,不要一個人包打天下
一個人在其他優秀人士的幫助下往往更容易成功,而這也是節約時
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間、提高效率的有效方法。懂得分工和合作是一個領導者必須具備的才能。這就要求對別人有一個較準確的認識,能夠洞察他人的長處和短處,這樣就能夠較合理地分配工作,讓每個人發揮自己的優勢。當然,你應該儘可能地提供給被委託者工作所需的條件。這實際上是一種雙贏的局面。
(7)應對偶發的延誤
當事情出現了我們意料之外的情況,我們往往會陷入抱怨卻又無能為力的狀態,此時能做的似乎只有等待。但是你知道嗎?等待也可以變得有價值。雖然我們不能阻止意外和延誤,但是你可以提前作好準備,安排好要做的工作。比如外出時帶著工作,如果航班延誤對你也是沒有什麼影響的。
我有一個朋友,他每次出門旅行都會帶上一大堆的工作,就算出現再多次的延誤,也不會束手無策,眼看著時間被耽誤。即使在市內乘交通工具,他也要帶點小活幹,比如只拿一本書,遇到交通堵塞的時候他也不會浪費時間。後來他有了自己的事業,他總喜歡邊開車邊聽廣播或放錄音帶。回家的路上他會用電話指示工作,每當有突發的想法他都會用錄音機錄下來。
看吧,偶發的延誤不但沒有耽誤工作,相反,事前準備把本來會失去的時間轉化為可以利用的有效時間。正如亨利·福特所說:“大多數人是在別人浪費掉的時間裡取得成就的。”