海倫·格利布朗是《世界主義者》的編輯，她有一個習慣：隨時在桌上放一本雜誌。每當她被**去揮霍時間，做一些對工作沒有幫助的事情，她就會看一眼雜誌，然後立刻轉入正軌。她還說：“你可能非常努力工作，甚至因此在一天結束後感到沾沾自喜，但是除非你知道事情的先後順序，否則你可能比開始工作時距離你的目標更遠。”
你要知道，列入你工作日程的事情並不是同等重要的，你不可能不分先後地把它們全部做好。事實上，你只要做好那麼幾件最重要的，然後去做相對重要的，最後有時間的話，再去理會那些可做可不做的。相信我吧，這會是一個非常明智並且卓有成效的辦法。對你的待辦事項制定一個先後順序，這一點是非常重要的。很多人也非常認真地列出了工作安排，但是效果並不明顯，原因是他們在著手的時候並沒有按事情的輕重緩急，來定一個合理的執行順序。
你首先要搞清楚哪些是急需處理的事項，辦法之一是為你所要做的事情規定一個數量，當數量一個個地減少的時候，你就會找到哪件事情是相對重要的，哪些是次要的。還有一個辦法，是制訂一張短期計劃表和一張長期優先事項表，在最重要的事情上作出標記，加星號或者標上1、2、3。
現在，你已經知道了事情的重要程度，下面你可以採取行動了。需要強調的是，我們開展行動的依據並不是事情的緊迫感，而應該是它的優先程度。變被動為主動的做法才能讓你取得成功。那麼，怎樣確定事情的優先程度，更好地開展工作呢？下面是兩點建議：
時間管理，讓你效率提高10倍
（1）每天開始工作前，都要有一張先後表
著名的伯利恆鋼鐵公司總裁查爾斯·舒瓦普曾一度為公司的業績煩惱，一天，他幸運地會見了效率專家艾維利。艾維利稱他可以幫助舒瓦普把他的鋼鐵公司管理得更好。雖然舒瓦普在管理公司上並不缺乏經驗和頭腦，但他的公司的確不是很讓人滿意。
他說：“應該做什麼，我們自己是清楚的。如果你能告訴我們如何更好地執行計劃，我聽你的，在合理範圍之內價錢由你定。”
艾維利解釋說，他只需要給舒瓦普一樣東西，鋼鐵公司的業績至少會提高50%。結果他遞給舒瓦普一張空白紙，並且告訴他：“在這張紙上寫下你明天要做的六件最重要的事。”待舒瓦普寫完他又說：“現在用數字標明每件事情對於你和你的公司的重要性次序。”舒瓦普花了大約5分鐘來完成這一步。艾維利接著說：“現在把這張紙放進口袋吧。明天早上第一件事是把紙條拿出來，做第一項，不要看其他的，只看第一項。著手辦第一件事，直至完成為止。然後用同樣方法對待第二項、第三項……直到你下班為止。如果你只做完第五件事，那不要緊。你總是做著最重要的事情。”
他又說：“每一天都要這樣做，當你對這種方法的價值深信不疑之後，叫你公司的人也這樣幹。這個試驗你愛做多久就做多久，然後給我寄支票來，你認為值多少就給我多少。”
這次的會見時間總共也不過半個鐘頭。幾個星期後，艾維利收到了一張3.5萬元的支票以及一封舒瓦普的來信。舒瓦普說與艾維利對
話的那半小時是他一生中最有價值的一堂課，並且價值不菲。五年後，舒瓦普的鋼鐵廠成為世界上最大的獨立鋼鐵廠，當然艾維利的建議至關重要，他給舒瓦普帶來的財富達一億美元。
多數人做事情，並不是按重要性去辦的，他們寧可去做那些簡單而令人省心的事，也不想勞心費力地去做那些實際上很重要的事。但是他們並不知道，按重要性辦事情是最好的利用時間的方式。你可以去嘗試一個月，我想效果是讓人興奮而驚訝的。那時候也許別人會發問：“你怎麼會有那麼充足的時間和精力？”而你可以微笑著說：“我只是把時間和精力放在了最需要的事情上。”
（2）明確了先後的順序以後，要有一個進度表
成功者都富有長遠打算，你不僅要把每天的時間安排好，把每週、每月，甚至一年的事情計劃好也是十分必要的。當你看到未來的某個影象，你的方向感會更加清晰，這有助於你更快地達到目的。在每個月的第一天，看一下日曆和你的任務安排，將任務填入到對應的日期中，這就是你的進度表。這樣你就能督促自己有計劃地處理工作，不會過於慌張也不會延期完成，當然更不會漏掉工作。