的資源。
2. 用整塊的時間做重要的事。比如看書,如果東翻西閱,自然會分散你的注意力。在處理某件
重要事情的時候,如果注意力總被別的事情打斷,你便會產生相應的轉換成本,這樣自然會影響事情處理的效率和質量。所以,集中精力一次只做一件重要的事情,是時間管理最重要的原則之一。
3. 著名的"二八定律"也可以用於時間管理。事情總是朝著複雜的方向發展,複雜導致時間和精
力浪費,而簡單則能帶來效率。在我們做過的事情當中,大部分是沒有價值和沒有意義的事務,真正有效的只佔很小的一部分,而它們通常隱藏在大量繁雜的事務當中。在一個組織裡,只佔20%的關鍵行動能夠產生出80%的效果。所以,一個高效的管理者總是把大部分時間用在只佔20%的關鍵行動上。換一句話說,用80%的時間處理只佔20% 的關鍵事情,用20%的時間處理佔80%的瑣事。
4. 一些垃圾工作,就是那些沒有多少價值的例行公事,應該給予合併、減少甚至取消。管
理者應該儘量擺脫不必要的瑣事。比如電子郵件處理,管理者不要陷入收件箱中不能自拔,每天2-3次用整塊的時間來處理即可。
5. 懂得有效授權。一個資質平庸的管理者總擔心因為授權會失去權力,所以事事親為;而一個優
秀的管理者善於透過授權來分解工作,讓自己從瑣事中脫身而去思考和處理更重要的事情。
6. 給每件重要事情設定Deadline (期限)。管理者要強迫自己在每個Deadline之前處理
完事情,這可以培養管理者有計劃、有紀律工作的習慣。很多時候,我們只知道工作什麼時間開始,但不知道什麼時間結束。沒有結束的時間,就永遠有完不成的任務。
7. 擺脫昨天的煩惱,終止昨天遺留下來的已不再有意義的工作,以一個嶄新的心情面向今天。
孔光最後說:"當鳥瞰工作時,你就能看到工作的全貌,容易抓住工作的重點,而把非重要的工作授權給下屬做。管理者就好像磁鐵一樣,把一些有價值的工作從一大堆事務中吸出來,或者像篩子一樣,篩選出重要的大塊頭的事情而同時剔除那些沒有價值的瑣碎之事。"
送走孔光,王莽一人在辦公室裡陷入了沉思。他心想,孔光還真是一個經驗豐富的管理高手,短短的幾句話就把一直困擾他的問題迎刃而解。
自從孔光向王莽傳授了一些時間管理方面的心得,王莽便在事後仔細琢磨起來,並開始把這些心得慢慢融入到他的實際工作中。一段時間後,王莽果然發現了一些效果,覺得自己不再像過去一樣天天忙得像無頭蒼蠅一樣,也能抽出一些空閒時間靜下心來做自己的事情。不過,孔光提到的"授權"問題,王莽一時沒能完全明白,還是後來在一次登山活動中領悟出來的。
讓員工成為登山愛好者
一個星期天早晨,天氣晴朗,陽光和煦。王莽難得有空,便打電話約了劉歆去登山。他們過去經常在一起登山,後來因為工作繁忙,這項活動就停了下來。劉歆接到電話應約前往。
一見面,劉歆就打趣說:"王大人一直公務纏身,今天為何突然有如此雅興啊?"
王莽笑著說:"你少來!我看今天天氣不錯,就約你出來一塊散散心。再說,我們也好長時間沒在一起登山了!"