四、黨委辦公室公文辦理的基本要求
（一）收文辦理程式
收文辦理指對收到公文的辦理過程。按照《黨政機關公文處理工作條例》的規定，收文辦理包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答覆等程式。
1．簽收。對收到的公文應當逐件清點，核對無誤後簽字或者蓋章，並註明簽收時間。
2．登記。對公文的主要資訊和辦理情況應當詳細記載。
3．初審。對收到的公文應當進行初審。經初審不符合規定的公文，應當及時退回來文單位並說明理由。
公文初審的重點專案
是否應當由本機關辦理。
是否符合行文規則，文種、格式是否符合要求。
涉及其他地區或者部門職權範圍的事項是否已經協商、會籤。
是否符合公文起草的其他要求。
4．承辦。閱知性公文應當根據公文內容、要求和工作需要確定範圍後分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本機關負責人批示或者轉有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規定時限內辦理完畢。
5．傳閱。根據領導批示和工作需要，將公文及時送傳閱物件閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。
6．催辦。要及時瞭解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。
7．答覆。公文的辦理結果應當及時答覆來文單位，並根據需要告知相關單位。
（二）收文登記
收文登記是管理收入檔案的“賬目”
，可以用它記錄收文及其處理情況，控制檔案的運轉，明確交接責任，避免紊亂。因此，設立收文登記是管理與保護檔案的一種必要措施，認真履行登記手續是文書處理工作中一項重要的制度。
收文登記的具體方法是：在檔案上加蓋文書處理章，然後進行登記。檔案登記專案一般應包括：收文順序號、檔案標題、密級、份數、承辦單位、簽收、歸卷號、備註等。登記要及時，字跡要清楚，不要勾抹或塗改。如果有的檔案原來沒有標題，只寫有文種的名稱如只寫“通知”“通知如文”等，可根據檔案的內容編擬一個簡明確切的標題，填寫“收文登記”上，不可收文無標題。對需要催辦的檔案，要在備註欄中註明。
樣式1
檔案登記簿
樣式2
轉出檔案登記簿
（三）發文辦理程式
發文辦理是指機關內部為制發公文所進行的創制、處置與管理活動。《黨政機關公文處理工作條例》規定，發文辦理的一般程式包括檔案的複核、登記、印製、核發幾個階段。
1．複核。已經發文機關負責人籤批的公文，印發前應當對公文的審批手續、內容、文種、格式等進行復核；需作實質性修改的，應當報原籤批人複審。
2．登記。對複核後的公文，應當確定發文字號、分送範圍和印製份數並詳細記載。
3．印製。公文印製必須確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印製。
4．核發。公文印製完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查後分發。
（四）發文登記
發文登記的專案主要有：發文日期、發文字號、檔案標題、密級、份數、發往機關、簽收、歸入卷號、備註等。
發文
登記的主要作用
便於管理和保護檔案，防止積壓丟失。
便於查詢和檢索檔案。
便於檔案的統計和催辦工作。
作為核對與交接檔案的依據。
樣式
發文目錄簿
（五）用印登記
用印即印章，它是代表機關職權的憑證和標誌。機關印章是由批准成立本機關的上級機關頒發的，表示授予職權。按照規定，印章應由專人保管，專門加鎖，經常檢查，及時清洗。必要時，應密封保管，以保證印章的絕對安全和正常使用。在列印的檔案上蓋章，要憑領導的簽發字樣作證。
樣式
用印登記簿
（六）公文歸檔
公文辦理完畢後，應當根據《中華人民共和國檔案法》《黨政機關公文處理工作條例》和其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔。
歸檔範圍內的公文根據其相互聯絡、特徵和儲存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便於保管和利用。
兩個以上機關聯合辦理的公文，原件由主辦機關歸檔，相關機關儲存複製件。機關負責人兼任其他機關職務的，在履行所兼職務過程中形成的公文，由其兼職機關歸檔。
擬製、修改和籤批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
公文立卷歸檔的程式
編制立卷類目。
平時歸卷。
年終調整。
擬寫案卷題名。
排列卷內公文次序並編號。
填寫卷內公文目錄與備考表。
填寫封皮。
裝訂。
案卷排列與編目。
歸檔。
（本章完）